Beleid Gegevens en Privacy


Dit reglement is geldig voor Yaron Loman Company gevestigd aan de Willem Buytewechstraat 45 3024 BK te Rotterdam

Algemene informatie

• Yaron Loman Company – mens- en organisatie ontwikkeling
Btw Nr. NL127358705B01
KVK Nr. 63066122

1. Reikwijdte en doelstelling
In dit document hebben we vastgelegd hoe we omgaan met de persoonsgegevens van cliënten en opdrachtgevers.

Dit doen we met het doel om zo helder als mogelijk te zijn over:

  • wat voor gegevens we verwerken en opslaan en met welk doel
  • hoe we hierbij zo zorgvuldig mogelijk te werk gaan
  • hoe we hiermee jouw rechten zo goed mogelijk proberen te waarborgen.

2. Wat voor gegevens verwerken wij?
De volgende gegevens verwerken we – indien van toepassing:

  1. naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, email adres en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens van de betrokkene;
  2. indien van toepassing de NAW-gegevens en de financiële gegevens van de opdrachtgever.
  3. gegevens over de aard en het verloop van de leer- of begeleidingstrajecten, bestaande uit aantekeningen van de verantwoordelijke trainer of coach, gespreksverslagen die cliënten schrijven, email-correspondentie voor zover de betrekking heeft op het leer- of het begeleidingsproces.
  4. samengevoegde waarnemingen van betrokken trainers en coaches over het verloop en succes van het leerproces.
  5. relevante financiële gegevens over bijvoorbeeld betalingen van facturen.

3. Met welk doel verwerken wij deze gegevens?
Wij houden ons bij het verwerken van persoonsgegevens aan de wetgeving die daarop van toepassing is.

Wij verwerken de persoonsgegevens met als doel om:

  1. de coaching, begeleiding of consultancy waar we in voorzien zodanig administratief
    vast te leggen dat we de cliënt(en) een zo optimaal mogelijke dienst bewijzen
  2. te communiceren met cliënten, opdrachtgever en andere betrokkenen en geïnteresseerden over programma’s, activiteiten, etcetera.
  3. te factureren en – indien van toepassing – het innen van facturen uit handen te geven
  4. een financiële administratie te voeren die voldoet aan de wettelijke vereisten
  5. contact te onderhouden met (oud)-cliënten, opdrachtgevers en andere relaties

4. Hoe gaan we om met vertrouwelijke informatie die jij met een van ons deelt?
Als je bij ons in coaching bent, ligt het erg voor de hand dat je daarbij persoonlijke zaken met ons deelt, die niet voor de oren of ogen van een ander bestemd zijn.

Je kunt erop rekenen dat de medewerker of coach die het betreft, deze informatie niet deelt met een ander. Wij zijn allemaal gehouden aan een geheimhoudingsplicht en aan de Ethische Gedragscode van de Nobco.

5. Hoe gaan we om met sociale media?

Wij gebruiken Social Media (LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter) voor promotie van de organisatie of kennisgeving omtrent onze programma’s activiteiten (trainingen, workshops etc). Mocht je jouw naam of foto niet op sociale media geplaatst willen zien, geef dat dan aan bij jouw aanmelding of meld dit aan de directie van Yaron Loman Company.

6. Ontvangers

De gegevens die Yaron Loman Company ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v.:

Mailchimp
De nieuwsbrieven worden verzonden met Mailchimp. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, coachsessie of e-book, wordt jouw e-mailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst in Mailchimp.

Wordpress
Onze website is gebouwd in Wordpress en wordt onderhouden door Echart Digital Design / MXD Media.

Vevida
Onze Hosting vindt plaats bij Vevida. Wanneer je je aanmeld voor een coachsessie, nieuwsbrief, e-book of dergelijke worden de betreffende formulieren opgeslagen op de servers van Vevida.

De e-mail van Yaron Loman Company wordt ook gehost bij Vevida. Als jij contact opneemt via de formulieren of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van Vevida.

Onze website heeft SSL-certificaat en voldoet aan alle regels en eisen omtrent het AVG.

Analytics
De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan jouw naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.

7. Wanneer verwerken wij gegevens?
Wij verwerken gegevens alleen:

  1. als jij ons daar toestemming voor hebt verleend (bijvoorbeeld door dat aan te vinken op de website), of
  2. als er sprake is van een contractuele of wettelijke verplichting die verwerking van de gegevens noodzakelijk maakt (denk bijvoorbeeld aan de btw die we moeten heffen en afdragen)

8. Bewaren van gegevens
Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het vervullen van het doel waarvoor wij de gegevens hebben verkregen, tenzij er een andere wettelijke verplichting is die het langer bewaren van de gegevens verplicht stelt.

Inhoudelijke gegevens over een begeleidingstraject dat je bij ons volgde bewaren we 5 jaar vanaf het laatste moment dat we contact hadden.

9. Beveiliging en geheimhouding

  1. Wij zijn er steeds op gericht om onze bedrijfsvoering – ook technisch – zo te organiseren dat persoonsgegevens juist worden opgeslagen en beveiligd en niet worden beschadigd, of onjuist verwerkt.
  2. Persoonlijke data zoals verslagen, reflecties, aantekeningen, rapporten worden opgeslagen op een externe harde schijf voorzien van beveiliging / wachtwoord.
  3. Bedrijfsinformatie en facturen worden opgeslagen op een externe harde schijf voorzien van beveiliging / wachtwoord.
  4. Wij zorgen ervoor dat medewerkers niet meer toegang hebben tot de persoonsgegevens dan zij echt nodig hebben om hun werk te kunnen doen.
  5. Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement (dat zijn dus niet alleen interne medewerkers maar bijvoorbeeld ook de accountant en de systeembeheerder) en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn, is verplicht tot geheimhouding.
  6. Er worden geen persoonlijke gegevens en data in de Cloud bewaard.

10. Verstrekken van gegevens aan derden
Wanneer daartoe een wettelijke plicht bestaat kan het zijn dat wij persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden.

11. Jouw rechten

De WBP / AVG geeft jou, zodra je ons van gegevens hebt voorzien, een aantal rechten.

Wij erkennen deze rechten en handelen daar ook naar. Dit betekent onder meer dat je

altijd inzage hebt in de gegevens die we van jou hebben verwerkt.

Dit betekent ook dat je deze gegevens door ons kunt laten verwijderen. In dat geval verwijderen we alle gegevens waarvan jij niet wilt dat deze bewaard blijven. Als dit consequenties heeft voor het een ontwikkeling/leerproces waarin jij je bevindt zullen we dat van tevoren aan je vertellen.

12. Openheid

  1. Wij willen open zijn over de gegevens die we van jou verwerken. Dit betekent dat we je informeren over de wijze waarop we gegevens van je verwerken zodra we die van jou vragen. Daarnaast kun je altijd de gegevens die we van jou opslaan inzien.
  2. We zijn ook helder over degenen die toegang hebben tot jouw gegevens en welke afspraken we met hen hebben gemaakt over de wijze daarop zij daarmee omgaan en de voorwaarden waaronder zij toegang hebben tot jouw gegevens.

13. Klachten of onduidelijkheden

  1. Als je denkt dat iets dat wij doen, of juist niet doen, niet overeenstemt met de WBP / AVG, of je twijfelt daaraan, dan vragen we je om zo snel mogelijk hierover contact te zoeken met de directie van Yaron Loman Company.
  2. Overigens stelt de WBP / AVG je in de gelegenheid om je te wenden tot de rechter of tot het College Bescherming Persoonsgegevens. Maar ook dan vinden we het fijn dat je ons op de hoogte stelt zodat we zo snel mogelijk in actie kunnen komen zodat we het probleem kunnen verhelpen of eventueel ontstane schade zo goed mogelijk kunnen beperken of herstellen.

Dit reglement noemen wij het “Beleid Gegevens en Privacy” en het treedt in werking op 25 mei 2018.